Wat staat in het verzuimprotocol? En hoe pas ik het toe?

Maandagochtend 8 uur de telefoon gaat over. Vóór openingstijd, dit voorspelt niet veel goeds. Goedemorgen, je spreekt met Maarten, ik wil mij ziekmelden. En nu? Het gesprek wat nu volgt, is bepalend voor het verdere verloop van deze ziekmelding. Zet je onbewust de deur naar frequent of langdurig verzuim wagenwijd open?

Bij VMD Koster denken wij met je mee over de spelregels bij ziekte in jouw organisatie. Dit leggen we vast in het verzuimprotocol. Zo ben je vanaf de ziekmelding al in control.

Goed verzuimbeleid voorkomt vertraging en irritatie

Bij iedere organisatie gaat men anders om met ziekteverzuim. Dat zorgt bij medewerkers vaak voor verwarring. Daarom is het verzuimprotocol een belangrijke leidraad in het verzuimbeleid. In het protocol staan de spelregels die gelden bij ziekte. Het geeft weer hoe je als werkgever omgaat met ziekteverzuim binnen de organisatie.

Het verzuimprotocol moet passen bij de aard van het bedrijf, de omvang en de bedrijfscultuur. Een goed verzuimprotocol zorgt voor duidelijkheid en voorkomt onbegrip en irritatie. Hiermee leg je de basis dat iedere medewerker op dezelfde correcte manier wordt begeleid bij ziekte.

Welke informatie mag niet ontbreken in het verzuimprotocol?

Arbodienst

In het verzuimprotocol vermeld je met welke arbodienst de organisatie samenwerkt. De richtlijnen van de arbodienst worden hierin verwerkt. Voor medewerkers is het helder hoe zij toegang krijgen tot de bedrijfsarts.

Ziekmelding

Het verzuimprotocol beschrijft hoe een medewerker zich ziek moet melden.

• Bij welke personen (vaak de direct leidinggevende)
• Op welke manier (telefonisch, of is een appje al genoeg?)
• Vóór welk tijdstip (aan het begin van de werkdag)

Contact en bereikbaarheid

Het verzuimprotocol geeft aan welke contactmomenten er (minimaal) zijn. Zoals het telefoontje van de arbodienst of bedrijfsarts. Maar ook het contact tussen jou en de medewerker. Het beschrijft welke onderwerpen worden besproken, op welke manier het contact plaatsvindt en wanneer de medewerker dit kan verwachten. Hiermee zorg je dat medewerkers zich bij ziekte minder gecontroleerd voelen.

Stappenplan Wet Verbetering Poortwachter

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft verplichtingen voor waaraan moet worden voldaan bij (dreigend) langdurig verzuim. Door deze stappen op te nemen in het verzuimprotocol, is voor alle partijen helder wat wanneer gedaan moet worden. Benadruk dat dit een gezamenlijke verantwoordelijkheid is en dat sancties kunnen volgen als iemand niet meewerkt.

Vakantie tijdens ziekte en ziekte tijdens vakantie

Ook zieke medewerkers hebben recht op vrije dagen en vakantie. Dit mag het re-integratieproces natuurlijk niet belemmeren. In het verzuimprotocol kan worden opgenomen dat vooraf advies bij de bedrijfsarts wordt ingewonnen. Het verzuimprotocol beschrijft wat de zieke medewerker moet doen als hij op vakantie wil gaan, maar ook wat de medewerker moet doen als hij ziek wordt op vakantie.

Hoe pas ik het verzuimprotocol toe in de praktijk?

De ziekmelding aannemen

Bij het aannemen van een ziekmelding mag je nooit vragen naar de aard en/of oorzaak van de klachten. Vervelend Maarten. Waar heb je last van? Deze vraag is dus uit den boze.

Een veel voorkomende reactie is: Vervelend Maarten, ziek maar goed uit. We zien je vanzelf verschijnen. Goed bedoeld misschien, maar een slechte start van de ziekmelding. Hiermee geef je de controle volledig uit handen en weet je niet wat je kan verwachten.

Wat is dan wel een goed idee? Vervelend Maarten. Kan een tijdelijke aanpassing in je werk helpen? Heb je een idee hoelang je afwezig bent?

Door de ziekmelding op deze manier aan te nemen en een hulpvraag te stellen, breng je het gesprek op gang. Je toont begrip en laat merken dat er samen gewerkt moet worden aan het vervolg. Verwijs ook naar het verzuimprotocol waarin de vervolgstappen beschreven staan.

De vervolgvraag

Belangrijk is om te vragen naar informatie die noodzakelijk is voor de verdere bedrijfsvoering. Wat staat er in je agenda? Zijn er taken die moeten worden overgenomen? Ook moet natuurlijk worden gesproken over het volgende contactmoment. Wat kan ik voor je doen? Hoe kunnen we je bereiken? Maak duidelijke afspraken.

Informeren van de arbodienst

De volgende stap is het informeren van de arbodienst. De arbodienst ondersteunt je in het verdere verloop van het re-integratietraject en zorgt dat u de stappen van de Wet Verbetering poortwachter doorloopt. Het allerbelangrijkste is dat het contact tussen jou en de medewerker goed blijft. Door helder en open te communiceren weet iedereen waar hij aan toe is.

VMD Koster helpt bij het opstellen van de spelregels

Wij helpen je graag bij het opstellen van een goed verzuimprotocol. Een protocol dat past bij jouw organisatie. Ook het regelmatig evalueren en bijstellen van de verzuimaanpak komt bij ons aan bod. Met onze tips en tricks helpen wij je bij het sluiten van de deur voor onnodig frequent en langdurig ziekteverzuim.

Stel je vraag over het verzuimprotocol