Menu
  • en_EN, us_EN
  • nl_NL

Bewaartermijn persoonsgegevens en de AVG

maandag 7 mei 2018

Bewaartermijn persoonsgegevens en de AVG

Uw bedrijf mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld. Daarna moet u de persoonsgegevens ook daadwerkelijk vernietigen. Dat is één van de punten die met de komst van de AVG bij veel bedrijven vraagt om een wijziging van de werkwijze. Maar wat is de toegestane bewaartermijn?

Over welke persoonsgegevens gaat het?

Persoonsgegevens zijn gegevens die, alleen of in combinatie met andere gegevens, terug te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon. Hieronder vallen voor de hand liggende gegevens als naam, adres en geboortedatum, maar ook bijvoorbeeld kentekennummer, personeelsnummer, en videobeelden.

Bewaartermijn en werkwijze

In de AVG zijn geen concrete termijnen opgenomen voor het bewaren van persoonsgegevens. Vaak zijn in andere wetten wel minimale of maximale termijnen opgenomen. U moet voor het bewaren van persoonsgegevens in ieder geval de volgende werkwijze hanteren:

  • U stelt vooraf vast hoe lang documenten met persoonsgegevens bewaard gaan worden.
  • De bewaartermijnen wordt opgenomen in een verwerkingsregister.
  • De personen van wie u gegevens verwerkt, worden geïnformeerd over de bewaartermijnen.
  • De vastgestelde termijn worden vertaald naar passende technische en organisatorische maatregelen.
  • Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de persoonsgegevens daadwerkelijk vernietigd of geanonimiseerd.

Overzicht bewaartermijn persoonsgegevens

Algemene bedrijfsmatige documenten

Soort gegevens Minimale bewaartermijn Maximale bewaartermijn Ingangsdatum bewaartermijn
Jaarrekening, accountantsverklaring e.d. 7 jaar   Vanaf datum opstellen
Winst- en verliesrekening 7 jaar   Vanaf datum opstellen
Administratie van ontbonden rechtspersoon 7 jaar   Nadat de rechtspersoon opgehouden is te bestaan
Dividendnota's 5 jaar   Na opstellen
Bedrijfsmatig onroerend goed 9 jaar   Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan gebruiken
Ledenadministratie van een coöperatie 10 jaar   Vanaf aanvraag van het lidmaatschap
Administratie van een subsidieaanvraag 7 jaar   Vanaf aanvraag subsidie

Fiscale documenten

Soort gegevens Minimale bewaartermijn Maximale bewaartermijn Ingangsdatum bewaartermijn
Debiteuren-, crediteuren-, in- en verkoop-, voorraad en loonadministratie (alle gegevens i.v.m. belastingheffing en vermogenstoestand van een bedrijf) 7 jaar   vanaf 1 januari na het opstellen
Facturen (i.v.m. omzetbelasting) 7 jaar   Na opstellen/ ontvangst
Facturen (i.v.m. omzetbelasting) m.b.t. onroerend goed 9 jaar    
Loonbelastingverklaring 5 jaar   Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd
Identificatie werknemer (i.v.m. loonbelasting) 5 jaar   Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd

Personeelsgegevens

Soort gegevens Minimale bewaartermijn Maximale bewaartermijn Ingangsdatum bewaartermijn
Sollicitatieprocedure
(brieven, formulieren, getuigenschriften, etc.)
  4 weken zonder toestemming,
1 jaar met toestemming
na beëindiging sollicitatieprocedure
Personeelsadministratie / personeelsdossier   2 jaar Na uitdiensttreding
Salarisafspraken en arbeidsvoorwaarden 7 jaar   Na uitdiensttreding
VUT-regeling   2 jaar Na uitdiensttreding
Loonbelastingverklaring 5 jaar   Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd
Identificatie werknemer (i.v.m. loonbelasting) 5 jaar   Na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd

Denk ook aan de cyberverzekering

Het is belangrijk dat uw bedrijf zich houdt aan de regels van de AVG. Andere cyber- en datarisico's mogen echter ook niet uit het oog verloren worden. Met de cyberverzekering verzekert u zich tegen de gevolgen van een cybercrime of cyberincident. De dekking van de cyber- en data riskverzekering is zeer uitgebreid. Het risico van aansprakelijkheid (en in bepaalde gevallen ook opgelegde boetes) en eigen schade wordt verzekerd.  Daarnaast biedt de polis dekking voor kosten van het herstel.

Offerte cyberriskverzekering aanvragen

Heeft u vragen? Stel ze aan een van onze specialisten.

Xue Mei Haasjes

Xue Mei Haasjes

communicatie

0172 611 116

De privacy van onze cliënten is zeer belangrijk voor ons. Wij werken daarom altijd in overeenstemming met de privacyregels uit de AVG.
Alle specialisten